Iniciamos una serie de artículos dedicada a la optimización de los procesos en el laboratorio, abordando toda la cadena de valor: desde que se recibe una solicitud de presupuesto hasta la emisión de la factura y el cobro correspondiente.
En este primer artículo presentamos el caso del Laboratorio Orión (nombre ficticio para preservar su anonimato). Orión es un laboratorio con una cifra de negocio de 2 millones de euros, acreditado bajo la norma ISO/IEC 17025, que analiza muestras de distintos sectores, entre ellos el medioambiental (aguas y suelos).
¿Cuál es la situación del laboratorio Orión?
El laboratorio presenta un 30% de retraso en la entrega de resultados, un margen bruto muy bajo (10%) y un porcentaje de desviación (Z score ≥ 2) superior al 5% en los resultados de los ensayos de aptitud.
En consecuencia, Orión se encuentra en una situación crítica, pérdida de clientes, deterioro de la credibilidad y costes directos crecientes debido a las numerosas horas extras realizadas por el equipo en un intento por reducir los retrasos.
Además, el personal está desmotivado por el exceso de trabajo y la falta de mejoras visibles en los plazos de entrega.
El reto es claro. Mejorar las operaciones del laboratorio sin comprometer la calidad, implementando cambios rápidos, de bajo coste y alto impacto, que permitan revertir la situación.
Es importante destacar que el laboratorio Orión tiene un presupuesto bajo para la implementación de las mejoras, por consiguiente, todos aquellos cambios a realizar deben tener un coste bajo.
Ante esta situación, se debe evaluar en detalle la situación del laboratorio, los flujos de muestra, la carga de trabajo de cada área, la organización de los espacios, es decir, todas las fases involucradas en el proceso de análisis.
Evaluación inicial
Para abordar el problema, se analiza en detalle el funcionamiento del laboratorio:
- Los flujos de muestra.
- La carga de trabajo por área.
- La organización de los espacios.
- Los procesos involucrados en el ciclo de análisis.
Puntos críticos detectados
- Falta de priorización de muestras.
- Layout no optimizado, con zonas muy saturadas y otras infrautilizadas.
- Desplazamientos innecesarios de los técnicos entre áreas y equipos.
Una vez se identificados los puntos de mejora, ¿Cómo podemos mejorarlos con pequeños cambios y que cada cambio aporte un impacto positivo en la mejora del proceso?
1. Priorización de muestras
La priorización de muestras es esencial para el buen funcionamiento de un laboratorio, es por este motivo que, tras el registro de muestra, es fundamental que las muestras sean identificadas de tal manera que con una observación rápida se puedan reconocer aquellas muestras de mayor urgencia o con un “turn around time” (TAT) inferior. El laboratorio Orión trabaja preparando alícuotas de cada muestra para poder trasladarlas a cada área para su posterior análisis. Por este motivo, en la mejora de la priorización de muestras se diseña un sistema basado en colores, donde se identifican 5 niveles de urgencia:
- Análisis inmediato
- Resultados en 24h
- Resultados en 2 días
- Resultados en 3 días
- Resultados en > 3 días
A cada franja se le asigna un color y se adquieren tubos falcon y gradillas de cada color para poder identificar de manera muy rápida la urgencia y carga de trabajo.
3. Reorganización de muestras y flujos
Aunque el laboratorio ya realiza alícuotas, las muestras se almacenan en una zona común, lo que obliga a los analistas a realizar varios desplazamientos diarios y dificulta la visión global de la carga de trabajo.
Se rediseña la ubicación de las muestras, mejorando la visibilidad entre áreas y reduciendo significativamente los recorridos del personal, especialmente en las zonas donde se realiza el 70% de los análisis.
Optimización del layout de los equipos y 5S “housekeeping”
Con respecto al layout de los equipos,
Se evalua el número de análisis por equipo, los tipos de análisis por tipo de muestra, las muestras con mayor número de análisis y las áreas más activas.
A partir de ese estudio, se reorganizan los equipos para:
- Liberar espacio en zonas de alta ocupación.
- Mejorar los flujos de trabajo.
- Concentrar los equipos según el tipo de muestra, aumentando la eficiencia operativa.
Adicionalmente se reorganizan las poyatas, armarios, estanterías, etc mediante la metodología 5S con el objetivo de facilitar el proceso de análisis a los técnicos manteniendo las áreas ordenadas con los consumibles y materiales disponibles y localizados con una búsqueda de solo 30 segundos.
Resultados obtenidos
Gracias a estas mejoras y con un coste de implementación muy bajo, se logran resultados significativos:
-
- Reducción del porcentaje de muestras retrasadas: del 30% al 13%.
- Aumento del margen bruto: +4%.
- Mejora de la calidad analítica, alcanzando el objetivo del 5% de desviación en los ensayos de aptitud.
- Mejora en la satisfacción del equipo
El caso del Laboratorio Orión demuestra que la optimización de procesos no siempre requiere grandes inversiones, sino una visión estratégica y decisiones basadas en datos.
Pequeñas mejoras bien diseñadas pueden generar un impacto enorme en la eficiencia, la rentabilidad y la calidad percibida del laboratorio.
En los próximos artículos de esta serie abordaremos otras áreas clave, como registro de muestra, validación de resultados, facturación y gestión del cobro, la digitalización del laboratorio y la gestión del personal técnico.
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